Opdrachtgever aan het woord

Interview met Richard Martin | Open Universiteit

De Open Universiteit (OU) is de deeltijduniversiteit van Nederland. Studenten volgen er online activerend onderwijs en binnen de verschillende wetenschapsgebieden wordt disciplinair onderzoek verricht. Studenten kunnen universitaire bachelor- en masteropleidingen in 7 vakgebieden doorlopen. Kenmerken van het onderwijs zijn openheid, flexibiliteit en kwaliteit. Er is veel aandacht voor verbetering van het studiesucces van studenten. Aan de OU studeren ruim 18.000 studenten en werken meer dan 750 medewerkers. De OU heeft vestigingen in Nederland en België (zie www.ou.nl/studiecentra). De hoofdvestiging bevindt zich in Heerlen.

De Open Universiteit werkt sinds 2020 samen met Syncasso om studenten te helpen hun betalingsachterstanden op te lossen. In dit interview vertelt Richard Martin, coördinator Financiële Administratie bij de Open Universiteit over het betaal- en incassoproces van de OU en welke aanpassingen hij verwacht als gevolg van de hoge inflatie.

Hoe is het betaal- en incasseringsproces georganiseerd bij de Open Universiteit?

Studenten kunnen bij ons op verschillende manieren betalen. Met een automatische incasso, ineens of in een aantal termijnen. Zelf de factuur overmaken met een bankoverschrijving. Ook bieden we de mogelijkheid om de factuur aan de werkgever te sturen. Verder kun je met het ’levenlanglerenkrediet’ van DUO bij ons studeren. Of met een STAP-budget van het UVW. Daarvoor passen we de betalingstermijn van onze facturen aan, omdat het voor DUO en UWV niet mogelijk is om binnen onze betaaltermijn van 21 dagen een beschikking af te geven.

Als een automatische incasso gestorneerd wordt, maakt het systeem direct een nieuwe factuur aan met een betalingstermijn van veertien dagen. Ook voor zelf betalen sturen we automatisch herinneringen. Als stok achter de deur kunnen we het stopzetten van de aanmelding voor tentamens gebruiken. Maar dat doen we liever niet, omdat het niet past bij de toegankelijkheid van ons onderwijs. We zoeken liever samen een oplossing voor het betalingsprobleem. Als er na 3 herinneringen geen oplossing is, dragen we de vorderingen over naar Syncasso.

Hoe is de communicatie met de studenten ingericht?

Uitgaande communicatie met studenten verloopt via de studentenberichtenbox. Net als bij de overheid sturen we een mailtje dat daar een bericht voor ze klaarstaat. Dat gebruiken we voor de facturen, de aanmeldingen en de inschrijvingen. Nog niet voor de betalingsherinneringen, die gaan standaard naar het e-mailadres van de studenten. De meeste reacties daarop komen binnen via de e-mail, maar er is ook heel veel telefonisch contact. Rechtstreeks naar onze afdeling of via onze servicedesk voor studenten.

We krijgen regelmatig vragen van studenten die het overzicht kwijt zijn. Dit lossen we op door hen een facturen- en betalingsoverzicht uit ons systeem toe te sturen.  Een nieuwe digitale ontwikkeling is in de planning om de studenten in hun studentenberichtenbox ook toegang te geven tot hun eigen debiteurenkaart. Dan kunnen ze online zien wat ze nog moeten betalen en ook online vragen stellen over hun facturen- en betalingsoverzicht.

Hoe kijken jullie aan tegen de huidige economische ontwikkelingen?

We hebben de afgelopen weken specifiek gekeken of we meer uitstelgedrag zien qua betalingen. Maar op dit moment zien we de achterstanden nog niet oplopen. In ons Planning & Control team staat het hoog op de agenda, maar we hebben nog geen concrete beslissing genomen over een gewijzigd beleid. We houden de ontwikkelingen scherp in de gaten. Vanwege de stijgende inflatie overwegen we om zelf telefonisch contact te leggen met de student bij de derde aanmaning. Om daarmee een deel van de overdracht aan Syncasso en incassokosten te voorkomen. Overigens kunnen debiteuren altijd zelf contact met ons opnemen als het niet lukt om te betalen. We gaan dan in gesprek over een betalingsregeling. De studievorderingen van de student tellen ook mee in ons beleid. Als een student bijna klaar is met een opleiding, gaan we de studie niet stopzetten als er nog 2 facturen openstaan. Het botst met het karakter van de Open Universiteit om studenten vanwege een betalingsachterstand uit te sluiten. De OU is er juist omdat iedereen moet kunnen studeren. Daarom willen we meedenken met de studenten om ervoor te zorgen dat ze hun opleiding kunnen afronden en daardoor betere kansen krijgen op de arbeidsmarkt.