Nieuws

Opdrachtgever aan het woord

15 november 2022

Opdrachtgever aan het woord

Interview met Richard Martin | Open Universiteit

De Open Universiteit (OU) is de deeltijduniversiteit van Nederland. Studenten volgen er online activerend onderwijs en binnen de verschillende wetenschapsgebieden wordt disciplinair onderzoek verricht. Studenten kunnen universitaire bachelor- en masteropleidingen in 7 vakgebieden doorlopen. Kenmerken van het onderwijs zijn openheid, flexibiliteit en kwaliteit. Er is veel aandacht voor verbetering van het studiesucces van studenten. Aan de OU studeren ruim 18.000 studenten en werken meer dan 750 medewerkers. De OU heeft vestigingen in Nederland en België (zie www.ou.nl/studiecentra). De hoofdvestiging bevindt zich in Heerlen.

De Open Universiteit werkt sinds 2020 samen met Syncasso om studenten te helpen hun betalingsachterstanden op te lossen. In dit interview vertelt Richard Martin, coördinator Financiële Administratie bij de Open Universiteit over het betaal- en incassoproces van de OU en welke aanpassingen hij verwacht als gevolg van de hoge inflatie.

Hoe is het betaal- en incasseringsproces georganiseerd bij de Open Universiteit?

Studenten kunnen bij ons op verschillende manieren betalen. Met een automatische incasso, ineens of in een aantal termijnen. Zelf de factuur overmaken met een bankoverschrijving. Ook bieden we de mogelijkheid om de factuur aan de werkgever te sturen. Verder kun je met het ’levenlanglerenkrediet’ van DUO bij ons studeren. Of met een STAP-budget van het UVW. Daarvoor passen we de betalingstermijn van onze facturen aan, omdat het voor DUO en UWV niet mogelijk is om binnen onze betaaltermijn van 21 dagen een beschikking af te geven.

Als een automatische incasso gestorneerd wordt, maakt het systeem direct een nieuwe factuur aan met een betalingstermijn van veertien dagen. Ook voor zelf betalen sturen we automatisch herinneringen. Als stok achter de deur kunnen we het stopzetten van de aanmelding voor tentamens gebruiken. Maar dat doen we liever niet, omdat het niet past bij de toegankelijkheid van ons onderwijs. We zoeken liever samen een oplossing voor het betalingsprobleem. Als er na 3 herinneringen geen oplossing is, dragen we de vorderingen over naar Syncasso.

Hoe is de communicatie met de studenten ingericht?

Uitgaande communicatie met studenten verloopt via de studentenberichtenbox. Net als bij de overheid sturen we een mailtje dat daar een bericht voor ze klaarstaat. Dat gebruiken we voor de facturen, de aanmeldingen en de inschrijvingen. Nog niet voor de betalingsherinneringen, die gaan standaard naar het e-mailadres van de studenten. De meeste reacties daarop komen binnen via de e-mail, maar er is ook heel veel telefonisch contact. Rechtstreeks naar onze afdeling of via onze servicedesk voor studenten.

We krijgen regelmatig vragen van studenten die het overzicht kwijt zijn. Dit lossen we op door hen een facturen- en betalingsoverzicht uit ons systeem toe te sturen.  Een nieuwe digitale ontwikkeling is in de planning om de studenten in hun studentenberichtenbox ook toegang te geven tot hun eigen debiteurenkaart. Dan kunnen ze online zien wat ze nog moeten betalen en ook online vragen stellen over hun facturen- en betalingsoverzicht.

Hoe kijken jullie aan tegen de huidige economische ontwikkelingen?

We hebben de afgelopen weken specifiek gekeken of we meer uitstelgedrag zien qua betalingen. Maar op dit moment zien we de achterstanden nog niet oplopen. In ons Planning & Control team staat het hoog op de agenda, maar we hebben nog geen concrete beslissing genomen over een gewijzigd beleid. We houden de ontwikkelingen scherp in de gaten. Vanwege de stijgende inflatie overwegen we om zelf telefonisch contact te leggen met de student bij de derde aanmaning. Om daarmee een deel van de overdracht aan Syncasso en incassokosten te voorkomen. Overigens kunnen debiteuren altijd zelf contact met ons opnemen als het niet lukt om te betalen. We gaan dan in gesprek over een betalingsregeling. De studievorderingen van de student tellen ook mee in ons beleid. Als een student bijna klaar is met een opleiding, gaan we de studie niet stopzetten als er nog 2 facturen openstaan. Het botst met het karakter van de Open Universiteit om studenten vanwege een betalingsachterstand uit te sluiten. De OU is er juist omdat iedereen moet kunnen studeren. Daarom willen we meedenken met de studenten om ervoor te zorgen dat ze hun opleiding kunnen afronden en daardoor betere kansen krijgen op de arbeidsmarkt.

Gerelateerde nieuwsberichten

20 juni 2024

Terugblik 3e editie van het Schuldenketencongres

Op donderdag 13 juni vond de derde editie van het Jaarcongres Schuldenketen plaats bij Villa Jongerius in Utrecht. Syncasso organiseerde samen met Kerckebosch Studiecentrum dit congres over de groeiende uitdagingen rondom financiële verantwoordelijkheid en zelfredzaamheid van burgers.

Lees meer over: Terugblik 3e editie van het Schuldenketencongres
18 juni 2024

Syncasso aanwezig bij Wijzer in geldzaken bijeenkomst: ‘Geldlessen voor de toekomst’

Op 10 juni waren we aanwezig bij de door Wijzer in geldzaken georganiseerde netwerkbijeenkomst ‘Geldlessen voor de toekomst’. Een waardevol evenement waar vooral docenten uit primair, voortgezet en middelbaar beroepsonderwijs en partners uit de financiële sector bijeenkwamen ter bevordering van de financiële educatie in Nederland.

Lees meer over: Syncasso aanwezig bij Wijzer in geldzaken bijeenkomst: ‘Geldlessen voor de toekomst’
11 juni 2024

Onze Cash- en Care-jaarverslagen 2023

2023 was door economische en maatschappelijke onzekerheden een uitdagend jaar. Maar het bood ook kansen om te groeien en onze dienstverlening verder te verbeteren. We hebben in 2023 niet alleen onze bedrijfsdoelstellingen behaald, maar ook onze maatschappelijke betrokkenheid verder vergroot. Duurzame oplossingen, innovatie en de professionaliteit van ons team zorgden voor groei en een verdere versterking van onze marktpositie.

Lees meer over: Onze Cash- en Care-jaarverslagen 2023
04 juni 2024

Chi Lueng Chiu spreekt tijdens Jaarcongres Schuldenketen over ‘Homo Collaboratus’

In het afgelopen decennium is de overgang in gang gezet van de verzorgingsstaat naar de participatiemaatschappij. Dit heeft impact op schuldeisers en alle andere partijen die een rol hebben in het voorkomen en oplossen van schulden. Het vraagt zowel inzicht in de oorzaken van schuldenproblematiek als ideeën voor mogelijkheden om deze te voorkomen en op te lossen.

Lees meer over: Chi Lueng Chiu spreekt tijdens Jaarcongres Schuldenketen over ‘Homo Collaboratus’
30 mei 2024

Anna Custers (HVA) spreekt tijdens Jaarcongres Schuldenketen over financieel welzijn jongvolwassenen

Over 2 weken is de 3e editie van het Jaarcongres Schuldenketen en bespreken we samen hoe de schuldenketen een positieve bijdrage kan leveren in de steeds uitdagendere financiële verantwoordelijkheid die burgers dragen.

Lees meer over: Anna Custers (HVA) spreekt tijdens Jaarcongres Schuldenketen over financieel welzijn jongvolwassenen
28 mei 2024

Agressie is soms een kans

Agressie komen we gelukkig weinig tegen in onze dagelijkse werkzaamheden. Afgezet tegen het aantal contactmomenten die we jaarlijks hebben met debiteurklanten is het aantal agressiemeldingen verwaarloosbaar. Om de kans op een agressie incident zo klein mogelijk te maken registreren we alle vormen van agressie en volgen we trainingen om een agressieve situatie te de-escaleren.

Lees meer over: Agressie is soms een kans
23 mei 2024

Leendert Klokkenburg (SZW) spreekt tijdens Jaarcongres Schuldenketen over herziening stelsel civiele invordering

Over 3 weken organiseert Syncasso samen met Studiecentrum Kerckebosch het Jaarcongres Schuldenketen. De schuldenketen bestaat uit organisaties die gezamenlijk uitvoering geven aan het voorkomen van problematische schulden, aan verantwoord incasseren en aan het ondersteunen van mensen met problematische schulden.

Lees meer over: Leendert Klokkenburg (SZW) spreekt tijdens Jaarcongres Schuldenketen over herziening stelsel civiele invordering
16 mei 2024

Lees mee met de verhalen van ons team

In deze serie leert u de mensen achter Syncasso kennen. Met deze keer Chiel Faber, data-analist bij Syncasso.

Lees meer over: Lees mee met de verhalen van ons team
15 mei 2024

Syncasso trapt Tour du Syncasso af!

Bij Syncasso hechten we veel waarde aan het welzijn van iedereen. Onze collega's stimuleren én motiveren mensen met betalingsachterstanden naar financieel gezond betaalgedrag. Naast financiële vitaliteit richten we ons ook op de vitaliteit van onze medewerkers. Vitaal sterke medewerkers zorgen voor het realiseren van onze missie: duurzaam incasseren. Maar vitaliteit is niet voor iedereen vanzelfsprekend.

Lees meer over: Syncasso trapt Tour du Syncasso af!
Feedback