Nieuws

Klantgerichte incassocommunicatie deel IV - oplossingen

12 januari 2023
Begrijpelijke incassocommunicatie zorgt voor meer oplossingen

Snel in contact komen met debiteurklanten om samen oplossingen te vinden voor een betalingsprobleem voorkomt escalatie van (incasso)kosten en stress. Dat lukt helaas niet altijd, waardoor beginnende schulden zich kunnen ontwikkelen tot problematische schulden.

Door de stijgende inflatie en energietarieven zal het aantal betalingsachterstanden toenemen. Veel debiteurklanten weten niet goed hoe ze daarmee om moeten gaan. Klantgerichte incassocommunicatie kan het verschil maken tussen passende oplossingen en oplopende schulden. Syncasso heeft met een combinatie van wetenschappelijk onderzoek, voorspelmodellen, data-analyse en continue testen veel kennis en ervaring opgebouwd over wat wel en niet werkt in incassocommunicatie. In deze serie artikelen willen we die met u delen. Dit is het 4e deel.

Incassocommunicatie, brieven, e-mails en andere berichten over betalingsachterstanden, worden vaak niet goed begrepen. Door begrijpelijke taal te gebruiken die ook leesbaar is voor laaggeletterden kun je dat verbeteren. Ook in de persoonlijke taal face-to face of via de telefoon. Waar moet je op letten?

Vormgeving van de communicatie
  • Gebruik korte zinnen en taalniveau B1 of begrijpelijker.
  • Gebruik geen synoniemen voor hetzelfde begrip, dat werkt verwarrend.
  • Lettertype minstens corps 10 en de interlinie (ruimte tussen de regels) op 1.15 voor betere leesbaarheid.
  • Voeg afbeeldingen toe, een plaatje vertelt meer dan 1.000 woorden en trekt aandacht.
  • Communiceer zo persoonlijk mogelijk, met een geruststellende toon en een boodschap die motiverend en oplossingsgericht is.
  • Vraag een klantenpanel om je communicatie te beoordelen op begrijpelijkheid.
Kies een logische indeling
  • Zorg dat de indeling van je communicatie logisch is, door alinea’s met kopteksten te onderscheiden.
  • Start met de betalingsachterstand. Voeg een specificatie toe als bijlage met een duidelijke omschrijving.
  • Vervolgens maak je duidelijk dat je dit samen wilt gaan oplossen en dat je daarbij gaat helpen.
  • Geef extra aandacht aan wat de debiteur nu het beste kan doen.
  • Help om snel te reageren met een haalbare datum, een betaallink of bijvoorbeeld een QR-code.
Zorg voor een duidelijke call-to-action: wat moet er nu gebeuren?
  • Vraag om te reageren voor een haalbare datum.
  • Benadruk dat reageren heel belangrijk is, zeker als je niet kunt betalen.
  • Maak het makkelijker om te betalen door een Betaallink, QR-code en betaalinformatie toe te voegen.
  • Bied standaard een betalingsregeling aan om de achterstand op te lossen.
  • Vertel dat een betalingsregeling alleen werkt als de nieuwe facturen ook betaald worden.
  • Vraag bij persoonlijk contact altijd wat hij/zij nu gaat doen. Zo controleer je of debiteurklant het goed begrepen heeft.
Maak duidelijk wat er gebeurt als debiteurklant niets van zich laat horen of te laat reageert
  • Er komen extra kosten Hoe langer het duurt, hoe duurder het wordt.
  • De druk neemt toe, dat kan extra stress veroorzaken.
  • De deurwaarder wordt misschien ingeschakeld.
  • ‘Laat het niet zover komen, neem vandaag nog contact op om samen een oplossing te vinden.’

In het volgende artikel delen we onze kennis en inzichten over Duurzame Betalingsregelingen. Waar moet je aan denken om duurzame betalingsregelingen af te spreken?

Gerelateerde nieuwsberichten

20 juni 2024

Terugblik 3e editie van het Schuldenketencongres

Op donderdag 13 juni vond de derde editie van het Jaarcongres Schuldenketen plaats bij Villa Jongerius in Utrecht. Syncasso organiseerde samen met Kerckebosch Studiecentrum dit congres over de groeiende uitdagingen rondom financiële verantwoordelijkheid en zelfredzaamheid van burgers.

Lees meer over: Terugblik 3e editie van het Schuldenketencongres
18 juni 2024

Syncasso aanwezig bij Wijzer in geldzaken bijeenkomst: ‘Geldlessen voor de toekomst’

Op 10 juni waren we aanwezig bij de door Wijzer in geldzaken georganiseerde netwerkbijeenkomst ‘Geldlessen voor de toekomst’. Een waardevol evenement waar vooral docenten uit primair, voortgezet en middelbaar beroepsonderwijs en partners uit de financiële sector bijeenkwamen ter bevordering van de financiële educatie in Nederland.

Lees meer over: Syncasso aanwezig bij Wijzer in geldzaken bijeenkomst: ‘Geldlessen voor de toekomst’
11 juni 2024

Onze Cash- en Care-jaarverslagen 2023

2023 was door economische en maatschappelijke onzekerheden een uitdagend jaar. Maar het bood ook kansen om te groeien en onze dienstverlening verder te verbeteren. We hebben in 2023 niet alleen onze bedrijfsdoelstellingen behaald, maar ook onze maatschappelijke betrokkenheid verder vergroot. Duurzame oplossingen, innovatie en de professionaliteit van ons team zorgden voor groei en een verdere versterking van onze marktpositie.

Lees meer over: Onze Cash- en Care-jaarverslagen 2023
04 juni 2024

Chi Lueng Chiu spreekt tijdens Jaarcongres Schuldenketen over ‘Homo Collaboratus’

In het afgelopen decennium is de overgang in gang gezet van de verzorgingsstaat naar de participatiemaatschappij. Dit heeft impact op schuldeisers en alle andere partijen die een rol hebben in het voorkomen en oplossen van schulden. Het vraagt zowel inzicht in de oorzaken van schuldenproblematiek als ideeën voor mogelijkheden om deze te voorkomen en op te lossen.

Lees meer over: Chi Lueng Chiu spreekt tijdens Jaarcongres Schuldenketen over ‘Homo Collaboratus’
30 mei 2024

Anna Custers (HVA) spreekt tijdens Jaarcongres Schuldenketen over financieel welzijn jongvolwassenen

Over 2 weken is de 3e editie van het Jaarcongres Schuldenketen en bespreken we samen hoe de schuldenketen een positieve bijdrage kan leveren in de steeds uitdagendere financiële verantwoordelijkheid die burgers dragen.

Lees meer over: Anna Custers (HVA) spreekt tijdens Jaarcongres Schuldenketen over financieel welzijn jongvolwassenen
28 mei 2024

Agressie is soms een kans

Agressie komen we gelukkig weinig tegen in onze dagelijkse werkzaamheden. Afgezet tegen het aantal contactmomenten die we jaarlijks hebben met debiteurklanten is het aantal agressiemeldingen verwaarloosbaar. Om de kans op een agressie incident zo klein mogelijk te maken registreren we alle vormen van agressie en volgen we trainingen om een agressieve situatie te de-escaleren.

Lees meer over: Agressie is soms een kans
23 mei 2024

Leendert Klokkenburg (SZW) spreekt tijdens Jaarcongres Schuldenketen over herziening stelsel civiele invordering

Over 3 weken organiseert Syncasso samen met Studiecentrum Kerckebosch het Jaarcongres Schuldenketen. De schuldenketen bestaat uit organisaties die gezamenlijk uitvoering geven aan het voorkomen van problematische schulden, aan verantwoord incasseren en aan het ondersteunen van mensen met problematische schulden.

Lees meer over: Leendert Klokkenburg (SZW) spreekt tijdens Jaarcongres Schuldenketen over herziening stelsel civiele invordering
16 mei 2024

Lees mee met de verhalen van ons team

In deze serie leert u de mensen achter Syncasso kennen. Met deze keer Chiel Faber, data-analist bij Syncasso.

Lees meer over: Lees mee met de verhalen van ons team
15 mei 2024

Syncasso trapt Tour du Syncasso af!

Bij Syncasso hechten we veel waarde aan het welzijn van iedereen. Onze collega's stimuleren én motiveren mensen met betalingsachterstanden naar financieel gezond betaalgedrag. Naast financiële vitaliteit richten we ons ook op de vitaliteit van onze medewerkers. Vitaal sterke medewerkers zorgen voor het realiseren van onze missie: duurzaam incasseren. Maar vitaliteit is niet voor iedereen vanzelfsprekend.

Lees meer over: Syncasso trapt Tour du Syncasso af!
Feedback