01 nov 2018

Richard Kramer | Syncasso Centrale Exploten Planning

Eén exploot uit de planning halen vanwege een last minute betaling. Als je een kwart miljoen huisbezoeken doet, is dat juist goed plannen.

Per jaar plannen we een kwart miljoen huisbezoeken in. Zonder centrale planning en een goed werkend systeem is dat niet te doen. Richard Kramer plant alle routes voor de deurwaarders. Shera en Kawita verzorgen de planning en coördinatie van energie- en waterafsluitingen en ontruimingen. Iedereen moet natuurlijk op hetzelfde moment op de goede plek aanwezig is. De deurwaarder, de verhuizers, de slotenmakers. En voor politiebeslagen uiteraard de politie. Dat gaat over het algemeen soepel, maar soms kan het wel twee maanden duren voor de politie ondersteuning kan inplannen. In Rotterdam komt dat regelmatig voor. Nog niet zo lang geleden trokken ze daar een half uur voor uit. Inmiddels nog maar twintig minuten, om er meer op een dag te kunnen doen.

Inzicht in de planning

Je hoeft niet technisch te zijn om goed te kunnen plannen. Maar het vraagt wel inzicht in wat er in je planning zit. Voor sommige grote opdrachtgevers moeten 1.000 ambtshandelingen binnen tien dagen worden uitgevoerd. Dan zoek je de beste combinaties. Zonde om twee dagen achter elkaar naar Delfzijl te rijden, als je het kunt combineren.

Smart Tour zelf doorontwikkeld

Voor de planning gebruiken we Smart Tour. Dat is eigenlijk ontwikkeld voor de transportsector. Maar daar zit al meer dan 8 jaar ontwikkeling van onze eigen organisatie in, waardoor het perfect is aangepast aan wat wij nodig hebben. Wij hebben bijvoorbeeld te maken met Fatale data en Nietigheden. En met Voorkeursdata. Daar moet het systeem op zijn ingericht.

Wat we plannen, moet er ook echt uit

Standaard plannen we zeven uur rijden en een uur uitwerken en completeren van de exploten voor de deurwaarder. En wat we plannen, moet er die dag ook echt uit. Daarbij houden we rekening met de reistijd en ook met andere afspraken die de deurwaarder heeft, zoals een vergadering op kantoor.

Om 11 uur ’s ochtends plannen voegen we de laatste ‘last minutes’ toe aan de planning. Wat daarna nog binnenkomt en er echt uit moet, doen we via piket. In Amsterdam heeft een deurwaarder standaard piketdienst.

TomTom en mobiele printer

Voor andere spoedeisende opdrachten kijken we in ons systeem wie er in de buurt rijdt. De TomTom van de deurwaarder is gekoppeld aan ons planningssysteem, zo kunnen we precies zien wie de dichtstbijzijnde deurwaarder voor dat exploot is. Die bellen we die en we e-mailen het exploot. De deurwaarder heeft een printer in de auto om het uit te printen en kan het op die manier snel betekenen.

Betalingen en regelingen

Onze behandelaars checken of vanwege een betaling of een regeling een exploot uit de route gehaald moet worden. Die kunnen ze zelf uit het systeem halen. Als de deurwaarder al onderweg is, bellen we zo mogelijk nog voordat hij/zij aan deur komt bij die debiteurklant. Dat voorkomt een vervelend gesprek aan de deur. Overigens kan de deurwaarder via de Deurwaarder App dat zelf ook in het dossier zien.

Samenwerken

Onze collega’s van de klantgroep Huur plannen zelf de ontruimingen. Wij zorgen dan voor de coördinatie. Ontruimingen die niet doorgaan omdat er alsnog een oplossing gevonden is kunnen ze zelf ook weer uit de planning halen. We stemmen dagelijks met elkaar af en passen daar onze planning op aan. Als een ontruiming niet doorgaat, plannen we een andere route voor de deurwaarder.

We lossen het altijd op

Een enkele keer moeten we exploten opnieuw inplannen omdat het de vorige dag niet gelukt is om ze uit te voeren. Dat zijn gelukkig nooit exploten met een Fatale datum. Als een deurwaarder zich ziek meldt, kijken we eerst altijd of er Fatale exploten in zijn route zitten. Dat lossen we op in overleg met een andere collega die ervoor zorgt dat het tijdig betekend wordt. Of het wordt een Piket betekening. Maar opgelost wordt het altijd.