Nieuws

Kwaliteitsmanagement is een continu verbeterproces

13 december 2018

Kwaliteitsmanagement is een continu verbeterproces

Clemens Waters | Directeur Kwaliteit Compliance en Legal

Onze ISO en ISAE certificeringen zijn heel belangrijk voor onze opdrachtgevers. De certificaten maken zichtbaar dat bij Syncasso de kwaliteit geborgd is. Als gerechtsdeurwaarders moeten we voldoen aan de kwaliteitseisen van de Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders (KBvG).

Dat doen we uiteraard, maar de kwaliteitsnormen zoals die door KBvG zijn geformuleerd gaan voor Syncasso niet ver genoeg. De lat ligt voor onze organisatie een stuk hoger.

Met name waar het gaat over het vertrouwelijke karakter van onze werkzaamheden. De privacybescherming en informatiebeveiliging die daarmee samenhangt. Dat wordt door ISO 27001 geborgd. ISAE 3402 type II is een risicomanagementsysteem dat vanuit het financiële perspectief is ingericht. ISO 9001 is meer gericht op het constant verbeteren van processen. In combinatie vullen onze certificeringen elkaar aan om een integraal kwaliteitssysteem te vormen.

Externe audits

De externe audits voor de KBvG Normen voor Kwaliteit vinden elke twee jaar plaats. Voor ISO 9001 en 27001 vindt elke drie jaar een compleet nieuwe her-certificering plaats met elk jaar een tussentijdse externe controle audit. Als bij zo’n externe audit een afwijking geconstateerd wordt, loop je het risico dat je het certificaat verliest. Daarom is het zaak dat je ervoor zorgt dat je afwijkingen (non-conformiteiten) zelf snel constateert en oplost. Dat vraagt een continue proces van interne audits.

Kwaliteitsmanagement

We hebben een kwaliteitsmanagementsysteem waarin we verbetermaatregelen vastleggen en de voortgang daarvan goed in de gaten houden. Gebaseerd op de cirkel van Deming:
PLAN: Kijk naar huidige werkzaamheden en ontwerp een plan voor de verbetering van deze werkzaamheden. Stel voor deze verbetering doelstellingen vast. DO: Voer de geplande verbetering uit. CHECK: Beoordeel het resultaat van de verbetering en toets deze aan de vastgestelde doelstellingen. ACT: Bijstellen aan de hand van de gevonden resultaten.

Doorlopend interne audits

Onze interne audits voor de ISAE, ISO en KBvG certificeringen lopen het hele jaar door en worden afgenomen op al onze vestigingen. We voeren de planning van de interne audits in en houden de vinger aan de pols met behulp van Syrics, een plannings- en verwerkingsprogramma waarin alle processen zijn benoemd.

In ISAE 3402 Type II zijn de procesrisico’s allemaal afgedekt door een specifieke Control. Sommige van die Controls hebben betrekking op dagelijkse werkzaamheden, andere wekelijks of in een lagere frequentie. Dat bepaalt het aantal waarnemingen die de interne auditor moet afnemen. Bij een geconstateerde afwijking van een control verdubbelt het aantal waarnemingen, met als doel het aangetroffen risico zo snel mogelijk te mitigeren en indien nodig beheersingsmaatregelen te treffen of processen aan te passen.

Kwaliteit, Compliance & Legal

Binnen ons team hebben we de aandachtsgebieden verdeeld. We zijn allemaal ervaren collega’s met een juridische achtergrond, die elk een focus hebben op een specifiek onderdeel. AVG, compliance, klachten, tuchtrecht, implementatie nieuwe wetgeving, ISO 9001, KBvG Normen voor Kwaliteit en ISAE 3402 Type II. Maar ook focus op informatiebeveiliging of klantafspraken. Hebben we die afspraken juist geïmplementeerd zodat we realiseren wat we beloofd hebben? Interne auditor is een heel uitdagende functie, waarin je ons bedrijf goed leert kennen. Je komt letterlijk op alle werkplekken. Ziet ook de verbanden tussen de verschillende disciplines en systemen.

In onze (eigen) softwareontwikkeling zie je het normenstelsel van de gerechtsdeurwaarder terug, naast de functionaliteit. Een norm is dat je binnen veertien dagen na de laatste ontvangst afrekent met je opdrachtgever. Een andere norm is dat alle ontvangsten dagelijks in ons systeem worden verwerkt. Dat is behalve een norm, ook echt essentieel voor onze operatie, om er zeker van te zijn dat wat je ziet in het dossier van de debiteur tot op vandaag absoluut klopt.

Niet alleen controleren, maar de kwaliteit verbeteren

De collega’s vinden een interne audit best spannend. Voelt toch een beetje als een proefwerk maken. Bewust, kwaliteit komt niet vanzelf. Maar het gaat in deze functie niet alleen over controleren of we het doen zoals we hebben afgesproken. Je moet ook goed luisteren naar de collega’s die dagelijks met de processen werken. Kan het niet anders, beter of sneller?

De maatschappij verandert, onze klanten veranderen, er komen steeds nieuwe technische toepassingen. Het is ook onze verantwoordelijkheid om die veranderingen mee te nemen in onze audits voor ISAE en ISO. Op die manier werk je aan constante kwaliteitsverbetering voor onze opdrachtgevers.

 

 

Gerelateerde nieuwsberichten

02 juli 2025

Sabine van den Boogaard en Koen Kwadijk treden toe als mede-eigenaar

Koen Kwadijk en Sabine van den Boogaard per 2 juli 2025 mede-eigenaar van Syncasso. Met deze stap versterken zij hun betrokkenheid en geven ze de organisatie een extra impuls richting groei en innovatie.

Lees meer over: Sabine van den Boogaard en Koen Kwadijk treden toe als mede-eigenaar
02 juli 2025

Sabine van den Boogaard, mede-eigenaar bij Syncasso

Maak kennis met Sabine van den Boogaard. Directeur Klant, Markt en Communicatie en vanaf 2 juli mede-eigenaar bij Syncasso.

Lees meer over: Sabine van den Boogaard, mede-eigenaar bij Syncasso
02 juli 2025

Koen Kwadijk, mede-eigenaar bij Syncasso

Maak kennis met Koen Kwadijk. Verantwoordelijk voor operationele aansturing en vanaf 2 juli mede-eigenaar bij Syncasso

Lees meer over: Koen Kwadijk, mede-eigenaar bij Syncasso
01 juli 2025

Schulden en gezondheid

Financiële stress leidt tot zorgmijding, verergering van klachten en hogere zorgkosten. Ontdek de invloed van schulden op gezondheid.

Lees meer over: Schulden en gezondheid
30 juni 2025

Geen Saldo – Jongeren, schulden en de verleiding van het snelle geld

Steeds meer jongeren krijgen te maken met geldproblemen. Schulden, groepsdruk en de verleiding om snel extra geld te verdienen zorgen ervoor dat ze kwetsbaar zijn voor lastige situaties en verkeerde keuzes.

Lees meer over: Geen Saldo – Jongeren, schulden en de verleiding van het snelle geld
27 juni 2025

Collectief AfbetalingsPlan (CAP) brengt rust en overzicht bij schulden

In Nederland hebben huishoudens met schulden vaak meerdere betalingsachterstanden bij verschillende schuldeisers. Dit leidt tot een onoverzichtelijk geheel aan regelingen en een slechte verdeling van de afloscapaciteit.

Lees meer over: Collectief AfbetalingsPlan (CAP) brengt rust en overzicht bij schulden
24 juni 2025

Terugblik Jaarcongres Schuldenketen 2025: Betrokken, bevlogen en volop in beweging

Op 13 juni vond het Jaarcongres Schuldenketen plaats in Villa Jongerius in Utrecht, onder een stralende zon, en met een volle zaal betrokken professionals. Het thema van dit jaar, IBO in Actie: van inzicht naar impact!, kwam tot leven in een programma vol scherpe analyses, praktische voorbeelden en concrete plannen voor de toekomst.

Lees meer over: Terugblik Jaarcongres Schuldenketen 2025: Betrokken, bevlogen en volop in beweging
17 juni 2025

Interview met huisarts Janneke Michiels

Huisarts Janneke Michiels laat zien hoe financiële problemen zich manifesteren als medische klachten – en hoe directe schuldhulp binnen de huisartsenpraktijk echte gezondheidswinst oplevert.

Lees meer over: Interview met huisarts Janneke Michiels
17 juni 2025

CZ over de impact van financiële zorgen op het zorgstelsel

Financiële zorgen hebben verstrekkende gevolgen voor mensen – niet alleen in de portemonnee, maar ook in hun gezondheid.

Lees meer over: CZ over de impact van financiële zorgen op het zorgstelsel
Feedback