Naar de hoofd content Naar navigatie
Syncasso Syncasso
HomeOpdrachtgevers Ik wil betalen Mijn Dossier
nl Dutch
ar Arabicnl Dutchen Englishfr Frenchde Germanpl Polishes Spanishtr Turkish
Zoeken
  • Home
  • Over ons
  • Veelgestelde vragen
  • Opdrachtgevers
      • Inloggen
      • Implementatie
      • Rapportage en verantwoording
      • Kwaliteit en certificeringen
      • Maatschappelijk Verantwoord Incasseren
      • Innovatie
      • SyncassoLab
  • Ik wil betalen
  • Inloggen
  • Mijn Dossier
  • Ik wil betalen
  • Nieuws
  • Contact
  • Zoeken

Nieuws

Kwaliteitsmanagement is een continu verbeterproces

13 december 2018
CorporatesFinance

Kwaliteitsmanagement is een continu verbeterproces

Clemens Waters | Directeur Kwaliteit Compliance en Legal

Onze ISO en ISAE certificeringen zijn heel belangrijk voor onze opdrachtgevers. De certificaten maken zichtbaar dat bij Syncasso de kwaliteit geborgd is. Als gerechtsdeurwaarders moeten we voldoen aan de kwaliteitseisen van de Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders (KBvG).

Dat doen we uiteraard, maar de kwaliteitsnormen zoals die door KBvG zijn geformuleerd gaan voor Syncasso niet ver genoeg. De lat ligt voor onze organisatie een stuk hoger.

Met name waar het gaat over het vertrouwelijke karakter van onze werkzaamheden. De privacybescherming en informatiebeveiliging die daarmee samenhangt. Dat wordt door ISO 27001 geborgd. ISAE 3402 type II is een risicomanagementsysteem dat vanuit het financiële perspectief is ingericht. ISO 9001 is meer gericht op het constant verbeteren van processen. In combinatie vullen onze certificeringen elkaar aan om een integraal kwaliteitssysteem te vormen.

Externe audits

De externe audits voor de KBvG Normen voor Kwaliteit vinden elke twee jaar plaats. Voor ISO 9001 en 27001 vindt elke drie jaar een compleet nieuwe her-certificering plaats met elk jaar een tussentijdse externe controle audit. Als bij zo’n externe audit een afwijking geconstateerd wordt, loop je het risico dat je het certificaat verliest. Daarom is het zaak dat je ervoor zorgt dat je afwijkingen (non-conformiteiten) zelf snel constateert en oplost. Dat vraagt een continue proces van interne audits.

Kwaliteitsmanagement

We hebben een kwaliteitsmanagementsysteem waarin we verbetermaatregelen vastleggen en de voortgang daarvan goed in de gaten houden. Gebaseerd op de cirkel van Deming:
PLAN: Kijk naar huidige werkzaamheden en ontwerp een plan voor de verbetering van deze werkzaamheden. Stel voor deze verbetering doelstellingen vast. DO: Voer de geplande verbetering uit. CHECK: Beoordeel het resultaat van de verbetering en toets deze aan de vastgestelde doelstellingen. ACT: Bijstellen aan de hand van de gevonden resultaten.

Doorlopend interne audits

Onze interne audits voor de ISAE, ISO en KBvG certificeringen lopen het hele jaar door en worden afgenomen op al onze vestigingen. We voeren de planning van de interne audits in en houden de vinger aan de pols met behulp van Syrics, een plannings- en verwerkingsprogramma waarin alle processen zijn benoemd.

In ISAE 3402 Type II zijn de procesrisico’s allemaal afgedekt door een specifieke Control. Sommige van die Controls hebben betrekking op dagelijkse werkzaamheden, andere wekelijks of in een lagere frequentie. Dat bepaalt het aantal waarnemingen die de interne auditor moet afnemen. Bij een geconstateerde afwijking van een control verdubbelt het aantal waarnemingen, met als doel het aangetroffen risico zo snel mogelijk te mitigeren en indien nodig beheersingsmaatregelen te treffen of processen aan te passen.

Kwaliteit, Compliance & Legal

Binnen ons team hebben we de aandachtsgebieden verdeeld. We zijn allemaal ervaren collega’s met een juridische achtergrond, die elk een focus hebben op een specifiek onderdeel. AVG, compliance, klachten, tuchtrecht, implementatie nieuwe wetgeving, ISO 9001, KBvG Normen voor Kwaliteit en ISAE 3402 Type II. Maar ook focus op informatiebeveiliging of klantafspraken. Hebben we die afspraken juist geïmplementeerd zodat we realiseren wat we beloofd hebben? Interne auditor is een heel uitdagende functie, waarin je ons bedrijf goed leert kennen. Je komt letterlijk op alle werkplekken. Ziet ook de verbanden tussen de verschillende disciplines en systemen.

In onze (eigen) softwareontwikkeling zie je het normenstelsel van de gerechtsdeurwaarder terug, naast de functionaliteit. Een norm is dat je binnen veertien dagen na de laatste ontvangst afrekent met je opdrachtgever. Een andere norm is dat alle ontvangsten dagelijks in ons systeem worden verwerkt. Dat is behalve een norm, ook echt essentieel voor onze operatie, om er zeker van te zijn dat wat je ziet in het dossier van de debiteur tot op vandaag absoluut klopt.

Niet alleen controleren, maar de kwaliteit verbeteren

De collega’s vinden een interne audit best spannend. Voelt toch een beetje als een proefwerk maken. Bewust, kwaliteit komt niet vanzelf. Maar het gaat in deze functie niet alleen over controleren of we het doen zoals we hebben afgesproken. Je moet ook goed luisteren naar de collega’s die dagelijks met de processen werken. Kan het niet anders, beter of sneller?

De maatschappij verandert, onze klanten veranderen, er komen steeds nieuwe technische toepassingen. Het is ook onze verantwoordelijkheid om die veranderingen mee te nemen in onze audits voor ISAE en ISO. Op die manier werk je aan constante kwaliteitsverbetering voor onze opdrachtgevers.

 

 

Artikel delen?
Delen via LinkedIn Delen via Twitter Delen via Email

Gerelateerde nieuwsberichten

16 maart 2023

Syncasso Care Facts – Care Coaches

Syncasso werkt met Care- en Incassocoaches op de werkvloer. Zij begeleiden onze medewerkers om debiteurklanten te helpen hun betalingsachterstanden op te lossen. De Care Coaches richten zich specifiek op de contacten met kwetsbare debiteurklanten en ondernemers in zwaar weer.

Lees meer
Read more about Syncasso Care Facts – Care Coaches
10 maart 2023

Syncasso Care Facts – Incassowaarden verbeteren

Communicatie- en data-analyse zijn continue processen om zowel de cash als de care van incassowaarde te verbeteren. Onze communicatiestrategie voor debiteurklanten is erop gericht om zo snel mogelijk in het minnelijke proces tot een oplossing te komen voor de betalingsachterstand. Daarmee voorkomen we kosten en stress.

Lees meer
Read more about Syncasso Care Facts – Incassowaarden verbeteren
08 maart 2023

Tijdelijk Noodfonds Energie

Sinds 7 februari jl. kunnen mensen met hoge energielasten een beroep doen op het Tijdelijk Noodfonds Energie. Dit Noodfonds helpt de energierekeningen met terugwerkende kracht over de maanden oktober 2022 tot en met maart 2023 te betalen.

Lees meer
Read more about Tijdelijk Noodfonds Energie
02 maart 2023

Syncasso Care Facts – Social Responsibility Officer

Samenwerking in de schulddienstverlening is volgens Syncasso noodzakelijk om problematische schulden te voorkomen en op te lossen. Onze Social Responsibility Officer zoekt daarom actief naar samenwerkingskansen met ketenpartners voor onderzoek, kennisoverdracht en informatie-uitwisseling.

Lees meer
Read more about Syncasso Care Facts – Social Responsibility Officer
28 februari 2023

Interview Sabine van den Boogaard over onderzoek Duurzaam Betaalgedrag

Syncasso doet wetenschappelijk onderzoek met de Rijksuniversiteit Groningen en het Lectoraat schulden en incasso van de Hogeschool Utrecht naar Duurzaam Betaalgedrag. Lees meer waarom Syncasso dit onderzoek doet.

Lees meer
Read more about Interview Sabine van den Boogaard over onderzoek Duurzaam Betaalgedrag
23 februari 2023

Verslag Groeisessie Geregistreerde Schuldregeling/ Regeling meedelen in beslag

Op donderdag 9 februari jl. presenteerde Michaël Brouwer, Mark Getkate en Paul Otter het door Syncasso en externe partner ontwikkelde conceptwetsvoorstel over de Geregistreerde Schuldregeling/Regeling meedelen in beslag.

Lees meer
Read more about Verslag Groeisessie Geregistreerde Schuldregeling/ Regeling meedelen in beslag
20 februari 2023

Syncasso Care Facts – Multidisciplinaire klantteams

Onze dienstverlening is georganiseerd in klantteams. Zo kunnen we de specialistische kennis en ervaring die nodig is voor de optimale behandeling van de debiteurklanten met alle collega’s van het team delen.

Lees meer
Read more about Syncasso Care Facts – Multidisciplinaire klantteams
08 februari 2023

Klantgerichte incassocommunicatie deel VI – segmenteren

Je segmenteert een debiteurklantenbestand om beter en effectiever met je klanten te communiceren. Bijvoorbeeld door anders of vaker met een segment contact te zoeken.

Lees meer
Read more about Klantgerichte incassocommunicatie deel VI – segmenteren
01 februari 2023

Werkveldconferentie Ambtshalve Toetsing

De ambtshalve toetsing van de informatieplichten houdt veel partijen bezig. Er was dan ook grote belangstelling voor de werkveldconferentie die door Flanderijn, GGN, Janssen & Janssen en Syncasso georganiseerd werd.

Lees meer
Read more about Werkveldconferentie Ambtshalve Toetsing
Feedback
Fijn dat u ons wilt helpen!

Bedankt voor uw bezoek aan www.syncasso.nl. We willen u graag zo goed mogelijk helpen. Daarom willen we graag weten wat we goed doen en wat beter kan.

U helpt ons en onze andere klanten als u deze korte vragenlijst invult. Bedankt voor uw medewerking!

Klik op het antwoord dat u het beste vindt passen.

Vragenlijst

Hoe zou u Syncasso beoordelen?

Footer logo

Contact

post@syncasso.nlWhatsAppNaar de contactpagina

Rekeningnummer Syncasso: NL 48 RABO 0300 1039 99

Direct betalen via iDeal

Rekeningnummer Syncasso:
NL 48 RABO 0300 1039 99

Direct betalen via iDeal

Pagina’s

  • Home
  • Opdrachtgevers
  • Mijn Dossier
  • Veelgestelde vragen
  • Over ons

Overige linkjes

  • Contact
  • Gebruik website (privacy & cookies)
  • Algemene Voorwaarden en Tarieven
Volg ons op Ga naar TwitterGa naar TwitterGa naar Twitter