Nieuws

Kwaliteitsmanagement is een continu verbeterproces

13 december 2018

Kwaliteitsmanagement is een continu verbeterproces

Clemens Waters | Directeur Kwaliteit Compliance en Legal

Onze ISO en ISAE certificeringen zijn heel belangrijk voor onze opdrachtgevers. De certificaten maken zichtbaar dat bij Syncasso de kwaliteit geborgd is. Als gerechtsdeurwaarders moeten we voldoen aan de kwaliteitseisen van de Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders (KBvG).

Dat doen we uiteraard, maar de kwaliteitsnormen zoals die door KBvG zijn geformuleerd gaan voor Syncasso niet ver genoeg. De lat ligt voor onze organisatie een stuk hoger.

Met name waar het gaat over het vertrouwelijke karakter van onze werkzaamheden. De privacybescherming en informatiebeveiliging die daarmee samenhangt. Dat wordt door ISO 27001 geborgd. ISAE 3402 type II is een risicomanagementsysteem dat vanuit het financiële perspectief is ingericht. ISO 9001 is meer gericht op het constant verbeteren van processen. In combinatie vullen onze certificeringen elkaar aan om een integraal kwaliteitssysteem te vormen.

Externe audits

De externe audits voor de KBvG Normen voor Kwaliteit vinden elke twee jaar plaats. Voor ISO 9001 en 27001 vindt elke drie jaar een compleet nieuwe her-certificering plaats met elk jaar een tussentijdse externe controle audit. Als bij zo’n externe audit een afwijking geconstateerd wordt, loop je het risico dat je het certificaat verliest. Daarom is het zaak dat je ervoor zorgt dat je afwijkingen (non-conformiteiten) zelf snel constateert en oplost. Dat vraagt een continue proces van interne audits.

Kwaliteitsmanagement

We hebben een kwaliteitsmanagementsysteem waarin we verbetermaatregelen vastleggen en de voortgang daarvan goed in de gaten houden. Gebaseerd op de cirkel van Deming:
PLAN: Kijk naar huidige werkzaamheden en ontwerp een plan voor de verbetering van deze werkzaamheden. Stel voor deze verbetering doelstellingen vast. DO: Voer de geplande verbetering uit. CHECK: Beoordeel het resultaat van de verbetering en toets deze aan de vastgestelde doelstellingen. ACT: Bijstellen aan de hand van de gevonden resultaten.

Doorlopend interne audits

Onze interne audits voor de ISAE, ISO en KBvG certificeringen lopen het hele jaar door en worden afgenomen op al onze vestigingen. We voeren de planning van de interne audits in en houden de vinger aan de pols met behulp van Syrics, een plannings- en verwerkingsprogramma waarin alle processen zijn benoemd.

In ISAE 3402 Type II zijn de procesrisico’s allemaal afgedekt door een specifieke Control. Sommige van die Controls hebben betrekking op dagelijkse werkzaamheden, andere wekelijks of in een lagere frequentie. Dat bepaalt het aantal waarnemingen die de interne auditor moet afnemen. Bij een geconstateerde afwijking van een control verdubbelt het aantal waarnemingen, met als doel het aangetroffen risico zo snel mogelijk te mitigeren en indien nodig beheersingsmaatregelen te treffen of processen aan te passen.

Kwaliteit, Compliance & Legal

Binnen ons team hebben we de aandachtsgebieden verdeeld. We zijn allemaal ervaren collega’s met een juridische achtergrond, die elk een focus hebben op een specifiek onderdeel. AVG, compliance, klachten, tuchtrecht, implementatie nieuwe wetgeving, ISO 9001, KBvG Normen voor Kwaliteit en ISAE 3402 Type II. Maar ook focus op informatiebeveiliging of klantafspraken. Hebben we die afspraken juist geïmplementeerd zodat we realiseren wat we beloofd hebben? Interne auditor is een heel uitdagende functie, waarin je ons bedrijf goed leert kennen. Je komt letterlijk op alle werkplekken. Ziet ook de verbanden tussen de verschillende disciplines en systemen.

In onze (eigen) softwareontwikkeling zie je het normenstelsel van de gerechtsdeurwaarder terug, naast de functionaliteit. Een norm is dat je binnen veertien dagen na de laatste ontvangst afrekent met je opdrachtgever. Een andere norm is dat alle ontvangsten dagelijks in ons systeem worden verwerkt. Dat is behalve een norm, ook echt essentieel voor onze operatie, om er zeker van te zijn dat wat je ziet in het dossier van de debiteur tot op vandaag absoluut klopt.

Niet alleen controleren, maar de kwaliteit verbeteren

De collega’s vinden een interne audit best spannend. Voelt toch een beetje als een proefwerk maken. Bewust, kwaliteit komt niet vanzelf. Maar het gaat in deze functie niet alleen over controleren of we het doen zoals we hebben afgesproken. Je moet ook goed luisteren naar de collega’s die dagelijks met de processen werken. Kan het niet anders, beter of sneller?

De maatschappij verandert, onze klanten veranderen, er komen steeds nieuwe technische toepassingen. Het is ook onze verantwoordelijkheid om die veranderingen mee te nemen in onze audits voor ISAE en ISO. Op die manier werk je aan constante kwaliteitsverbetering voor onze opdrachtgevers.

 

 

Gerelateerde nieuwsberichten

06 februari 2025

De koffiepauze: Het volgende gezicht in onze maandelijkse interviewserie!

Elke maand nemen we u mee achter de schermen bij Syncasso en ontdekken we de verhalen van onze collega’s. Wat drijft hen in hun werk? Waar halen ze inspiratie vandaan? En hoe brengen ze hun vrije tijd door? Deze keer is het de beurt aan Johan!

Lees meer over: De koffiepauze: Het volgende gezicht in onze maandelijkse interviewserie!
30 januari 2025

Meer overzicht en eerlijkere verdeling bij problematische schulden

Debiteurklanten hebben vaak moeite om overzicht te houden, terwijl verschillende incassopartijen langs elkaar heen werken. Dit kan leiden tot onnodige kosten en ingewikkelde situaties. Gelukkig worden er stappen gezet om dit te verbeteren.

Lees meer over: Meer overzicht en eerlijkere verdeling bij problematische schulden
21 januari 2025

Terugblik op een inspirerende start van 2025!

We genieten nog volop na van onze Kick-off vorige week. Wat was het tof om met alle collega’s samen te komen, stil te staan bij wat we hebben bereikt en vooruit te kijken. Nogmaals dank voor onze inspirerende sprekers

Lees meer over: Terugblik op een inspirerende start van 2025!
16 januari 2025

Interview met Arjanna

We trappen het jaar af met een gloednieuwe reeks: De Koffiepauze! In deze maandelijkse interview serie leren we de gezichten achter Syncasso beter kennen. Wat drijft onze collega’s in hun werk? Wat inspireert hen? En hoe brengen ze hun vrije tijd het liefst door? Deze maand bijt Arjanna het spits af!

Lees meer over: Interview met Arjanna
09 januari 2025

Op pad met Renate Richters, voorzitter NVVK

Onze deurwaarders nemen regelmatig mensen uit de keten mee om het werkveld in de praktijk te laten zien. Lees hier het interview met Renate Richters, over hoe zij haar eerste zes maanden als voorzitter bij de NVVK en het werkveldbezoek met Paul Otter, gerechtsdeurwaarder bij Syncasso, heeft ervaren.

Lees meer over: Op pad met Renate Richters, voorzitter NVVK
07 januari 2025

Meer dan een dagvaarding bezorgen: De sociale rol van de gerechtsdeurwaarder

Toen ik begon als gerechtsdeurwaarder, draaide mijn werk vooral om het bezorgen van dagvaardingen en het uitvoeren van vonnissen. Maar mijn rol is de afgelopen jaren veranderd.

Lees meer over: Meer dan een dagvaarding bezorgen: De sociale rol van de gerechtsdeurwaarder
18 december 2024

Inzichten uit onze groeisessie: IBO schuldeninvordering

Dinsdag 10 december 2024 kwamen experts, schuldeisers en beleidsmakers samen in Utrecht voor een inspirerende groeisessie.

Lees meer over: Inzichten uit onze groeisessie: IBO schuldeninvordering
10 december 2024

Een dag: drie verschillende gesprekken

Wat ik aantrekkelijk vind in mijn werk als gerechtsdeurwaarder is dat elke dag én gesprek weer anders is. Geen oordeel hebben ook want niet alles is wat het lijkt.

Lees meer over: Een dag: drie verschillende gesprekken
05 december 2024

Leiderschap

Syncasso is zich bewust van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid in het schulddienstverleningsdomein. Daarom zoeken we naar samenwerkingen om betere oplossingen te bieden voor de schuldenproblematiek.

Lees meer over: Leiderschap
Feedback