Begrijpelijke dagvaardingen om een rechtszaak te voorkomen

Hoe ontwikkel je een begrijpelijke dagvaarding?

Hoe ontwikkel je een begrijpelijke dagvaarding? Dat is niet eenvoudig, omdat je rekening moet houden met verschillende partijen die allemaal specifieke wensen en eisen stellen aan de dagvaarding. Om te beginnen moet een dagvaarding voldoen aan alle juridische eisen die daar door de wet aan gesteld worden. Verder moeten ook alle kantongerechten de dagvaarding accepteren. De ambtshalve toetsing door de rechtspraak vormt een (mogelijk) extra complicatie. Maar vooral de ‘gedaagde’ – in ons geval de debiteurklant – heeft het meeste te winnen of verliezen bij het goed begrijpen van de dagvaarding.

Hulp van ervaringsdeskundigen

We hebben ervaringsdeskundigen van de Stichting ABC gevraagd om ons te helpen. Eerder waren die zelf laagtaalvaardig. Daarom kunnen ze perfect aangeven wat wel en wat niet begrepen wordt. Elke poging om de dagvaarding begrijpelijker te maken hebben we aan ze voorgelegd. Het ontwikkelen van begrijpelijke alternatieven werd daardoor een intensief proces voor onze collega’s.

Juridisch waterdicht. Maar onbegrijpelijk voor de ontvanger

Bij een sessies met ervaringsdeskundigen was een van onze meest ervaren juristen aanwezig. Hij was zelf jarenlang betrokken bij het opstellen en verbeteren van onze dagvaardingen. Hij vertelt ‘Enorm confronterend om zelf te ervaren hoe mensen worstelen met woorden en zinnen waarvan wij denken dat ze heel duidelijk zijn. We hebben er onbedoeld voor gezorgd dat een groot deel van de bevolking er niets van begrijpt. Zelfs ik als jurist moet een dagvaarding soms drie keer lezen om te snappen wat er staat. We zitten zo in onze eigen bubbel. Hoognodig dat we daar nu verandering in brengen’.

Opbouw van de dagvaarding

Naast begrijpelijke taal, hebben we ook de opbouw en structuur van de dagvaarding aangepakt. De belangrijkste boodschap – betalen, regelen of contact zoeken – staat nu prominent op het voorblad. Daarna volgt een leeswijzer. De opbouw van de dagvaarding is vervolgens in volgorde van belangrijkheid voor de debiteurklant. Daarna pas volgt het formele, juridische deel dat noodzakelijk is voor de procesgang.

Iconen en implementatie

Tenslotte hebben we iconen – verduidelijkende illustraties – toegevoegd om de aandacht te richten op onderwerpen die extra belangrijk zijn voor de debiteurklant. Dat bracht behoorlijke uitdagingen met zich mee   voor de implementatie. Het invoegen van ‘plaatjes’ in dynamisch opgebouwde documenten (op basis van informatie uit onze gegevensbestanden) was niet eenvoudig. Maar de toegevoegde waarde van de illustraties voor de begrijpelijkheid van de dagvaarding maakte het meer dan de moeite waard.

In een volgend artikel vertellen we hoe we onze begrijpelijke dagvaarding succesvol in gebruik genomen hebben .